Marianne prépare son mémoire. En deux ans et demi, elle a déjà connu deux études : l’une à Paris, l’autre en province. Toutes deux sont engagées dans la démarche qualité…
De prime abord, la démarche qualité a un petit quelque chose de vexant (“Nous faisons déjà un travail de qualité, voyons” !) et sa mise en œuvre est souvent redoutée. Qu’en est-il sur le terrain : qui s’y frotte s’y pique-t-il ?
“Les plus” Une couleur pour les dossiers de vente, une autre pour les successions. À l’intérieur, des chemises de couleurs différentes pour matérialiser la correspondance, les pièces, l’état civil, les éléments comptables. Ce n’est pas compliqué, mais encore faut-il que tout le monde s’accorde ! L’initiative est toutefois bénéfique. Le code commun a le mérite de faciliter l’analyse d’un dossier pour les patrons avant un rendez-vous et contribue à améliorer le transfert entre clercs (en cas de maladie, vacances ou départ, par exemple). Grâce à une méthodologie appliquée par tous, les repères sont plus rapidement fixés. Par ailleurs, la DQN permet de révéler les dysfonctionnements de l’étude, d’optimiser les outils de travail, d’améliorer leur efficacité et de mieux s’organiser. Un point d’autant plus appréciable que les actes sont aujourd’hui de plus en plus complexes à élaborer et de plus en plus longs à traiter.
“Les moins” La démarche qualité permet de gagner du temps et donc de l’argent ! Sur le terrain, ce n’est pourtant pas aussi évident. Les dossiers s’accumulent au quotidien dans un coin du bureau, on nous dicte de faire “vite et bien”, mais ça tourne parfois au “vite et mal”. Les échéances à tenir, les conversations téléphoniques qui n’en finissent pas… Alors le stress augmente, le rythme s’accélère, à tel point que bon nombre d’études peinent à poursuivre cette démarche qualité. Les réunions n’arrangent rien : elles sont souvent ressenties comme “inutiles” et énervent les collaborateurs qui ont des délais à respecter. Le concept est excellent dans son principe, mais sa mise en œuvre, dans une profession “overbookée”, reste hypothétique. La moindre conférence, les quelques normes destinées à créer un code commun, sont difficiles à supporter pour les clercs submergés de travail, qui pensent préférable de “faire comme d’habitude” pour gérer l’urgence. Très honnêtement, après avoir travaillé dans plusieurs études, je peux dire que je n’ai rencontré que des notaires motivés par cette démarche qualité… mais peu de salariés ! Ces derniers considèrent la DQN comme une charge supplémentaire de travail, un obstacle de plus, qui les gênera pour aller au bout du dossier. À moins qu’il ne faille, à quelque endroit, desserrer la bride pour que la pilule passe ? À bon entendeur…