Lancé en septembre, le standard téléphonique NS Voice a été présenté aux notaires lors du 122ᵉ Congrès, à Lille. Cinquante études l’utilisent déjà. Cet assistant vocal répond aux appels lorsque les équipes ne sont pas disponibles, avec une règle posée d’emblée : il ne délivre aucun conseil juridique.

Transparence : Notariat 2000 est édité par le Groupe Notariat Services, qui développe et commercialise NS Voice.

Rendez-vous qui s’enchaînent, lignes occupées, étude fermée le soir ou le week-end : dans de nombreux offices, une partie des appels reste sans réponse. Or ces appels émanent souvent de clients engagés dans une vente, une succession ou un projet familial, pour qui l’attente pèse.

C’est à ce constat que répond NS Voice, le standard téléphonique IA développé par le Groupe Notariat Services. L’outil a été présenté du 30 septembre au 2 octobre au Congrès des notaires de France, à Lille. Selon le groupe, 20 études ont signé un bon de commande pendant l’événement, ce qui porte à 50 le nombre d’offices équipés quelques semaines après le lancement commercial.

Comprendre, qualifier, transmettre

Le principe diffère de celui d’un répondeur classique. Lorsque l’équipe ne peut pas décrocher, l’assistant prend l’appel, identifie le motif de la demande et recueille les informations utiles : nom, coordonnées, objet (succession, vente, prise de rendez-vous…). Il transmet ensuite au collaborateur concerné un message structuré. Il peut également signaler les situations urgentes, selon des critères définis par chaque étude.

Le paramétrage est effectué avec l’office : message d’accueil, horaires, scénarios de réponse et règles de transmission. Le service fonctionne 24h/24 et 7j/7.

Un périmètre volontairement limité

Sur un sujet aussi sensible que l’accueil des clients d’un officier public, la question du cadre se pose naturellement. L’appelant est informé dès le début de l’échange qu’il s’adresse à un assistant vocal, et les appels sont enregistrés. Chaque étude dispose d’un espace cloisonné : les enregistrements ne sont accessibles qu’aux collaborateurs habilités, après authentification par leur compte professionnel. C’est l’office qui fixe la durée de conservation, d’un mois à cinq ans (un an par défaut), au-delà de laquelle les données sont supprimées automatiquement.

L’application et les données sont hébergées dans l’Union européenne. Pour la partie intelligence artificielle, l’outil s’appuie sur les modèles du français Mistral AI, utilisés sans conservation des données ni réutilisation pour l’entraînement. Sur le plan contractuel, l’étude reste responsable du traitement et Notariat Services intervient comme sous-traitant. Surtout, l’outil n’intervient pas sur le fond : il accueille et oriente, mais le conseil reste du seul ressort du notaire.

« Nous ne développons pas l’intelligence artificielle pour remplacer l’humain, mais pour lui redonner du temps. Si l’IA peut prendre en charge les tâches répétitives pour rendre les collaborateurs plus disponibles, alors elle a toute sa place dans les études. »

François-Xavier Duny, Président-Directeur Général de Notariat Services

Les premiers retours du terrain

Parmi les premiers utilisateurs, Me Clément Lassalle, notaire, met en avant l’effet sur l’organisation interne :

« Un vrai gain en confort et en efficacité pour l’équipe : moins de pression sur le standard, des appels mieux qualifiés et une information immédiatement exploitable. »

Me Clément Lassalle, notaire

Reste à voir comment les clients des études accueilleront ce nouvel interlocuteur sur la durée. Le développement de l’IA vocale dans les professions réglementées en est encore à ses débuts, et les retours d’usage des prochains mois seront observés avec attention.

Pour se faire une idée

Les curieux peuvent tester l’assistant en appelant le 05 54 65 64 00.

Pour en savoir plus sur cette solution : solutions.notariat-services.com/standard-telephonique-ia