Nouvelle année… nouveau départ ! C’est le moment de prendre de bonnes résolutions et de s’y tenir. Sylvette Dache (cabinet « One Performance »), consultante en organisation du travail et en développement des ressources humaines, vous donne ses conseils pour être plus performant et mieux organisé en 2018 !

Est-il nécessaire d’être organisé pour être efficace ?  

Sylvette Dache : Indispensable. Ne pas être organisé c’est gâcher son talent. Nous vivons aujourd’hui dans une société où tout est « urgent », dans laquelle les sollicitations et informations arrivent de toute part et à tout moment. Tout loger dans une même journée relève souvent de l’exploit. C’est généralement source de stress et de dysfonctionnements… Si vous êtes organisé, vous gérerez mieux votre temps et vous serez encore plus performant. Et vous y gagnerez également en sérénité !

 Comment s’y prendre concrètement ?

La première chose à faire est de définir clairement ses objectifs. Sur le plan professionnel, on se posera la question : « qu’est-ce qu’on attend de moi ? ». Certaines petites astuces permettent ainsi de rester concentré sur le dossier en cours : mise en renvoi de son poste à certains moments de la journée, gestion raisonnée de la messagerie, savoir/oser dire non à une sollicitation extérieure, déléguer ce qui ne contribue pas à atteindre mon objectif (qui sera de vendre pour un négociateur), etc.

En quoi la communication clients peut-elle contribuer à rendre les notaires plus performants ?

On dit souvent qu’un client heureux est un client facile à gérer. Anticiper et répondre aux attentes de ses clients permet, en effet, de les fidéliser et de gagner du temps : moins d’appels, d’incompréhensions ou de conflits à traiter. Lors des Assises Immonot, à Montauban, certains notaires m’ont confié avoir mis en place certaines pratiques qui ont amélioré la satisfaction de leurs clients. Voici quelques exemples concrets qui ont fait leurs preuves :

  • expliquer, lors du premier rendez-vous avec un client, les étapes, les délais, les documents nécessaires à la constitution du dossier et remettre un document synthétique reprenant ces éléments (un rétro-planning).

  • créer des mail ou SMS automatiques, voire un extranet, pour communiquer régulièrement et facilement avec le client sur l’avancement de son dossier, lui permettre de déposer des documents en ligne… et diminuer ainsi les appels téléphoniques.

  • mettre en place des mails types (comme les courriers types), destinés aux organismes, voire aux clients, car cela permet de gagner du temps

  • suivre une formation à la gestion des clients impatients ou agressifs pour être plus efficace et moins stressé dans les situations délicates.

  • développer les règlements par carte bancaire, plus rapides et plus simples à gérer.

La communication interne est-elle également un domaine sur lequel il est possible de progresser pour être efficace ?

Bien sûr ! Gérer les dossiers clients sur intranet (contacts, rdv…) pour que tout soit centralisé et accessible rapidement, faire un point hebdomadaire avec son équipe et responsabiliser ses collaborateurs en communiquant sur l’importance de la contribution individuelle et en encourageant la collaboration, sont autant de points importants.  Savoir déléguer, c’est tout bénéfice pour le notaire, pour le collaborateur et pour le client ! De même, il convient de revoir régulièrement l’organisation de l’étude. L’arrivée d’un nouvel associé, d’un collaborateur, de nouvelles compétences, les outils numériques, les réseaux sociaux, la législation, les enjeux de l’étude impliquent d’améliorer ou de créer de nouvelles pratiques. Une simplification des procédures est souvent nécessaire. Une démarche qualité permettra d’être plus efficace. La Direction Qualité et Management du CSN met à la disposition des notaires un intranet. Véritable boîte à outils de l’office, il est entièrement dédié au management avec une bibliothèque documentaire complète, des informations utiles à la gestion de l’office au quotidien, des fiches pratiques (recrutement, accueil d’un nouveau collaborateur, etc.), des fiches conseils, des tableaux de bord et des applications. Le temps, c’est notre vie qui s’écoule, il est donc précieux. Une mauvaise utilisation de notre temps nous empêche d’être performant et heureux. Maîtriser son temps, c’est maîtriser sa vie…

Justement si vous deviez donner 7 conseils pratiques aux notaires pour qu’ils maîtrisent « mieux » leur temps, quels seraient-ils ?

Il y en aurait plus de 7 mais je conseille :

  1. Appliquer la règle des 2 mn. Pour chaque tâche, se poser la question : « est-ce que cette tâche me prendra moins de 2 minutes ? ». Si oui, gérer la tâche ; sinon, l’inscrire sur sa «to do list », voire déléguer.
  2. Eviter les interruptions, fermer sa messagerie sans notification et ne la consulter que 4 fois par jour (2 fois le matin et 2 fois l’après-midi). 3mn, c’est le temps moyen pour retrouver la concentration après une interruption
  3. Lister ses tâches (la “fameuse” to do list’
  4. Planifier au fur et à mesure sur son agenda et le consulter tous les matins (sur 15 jours) pour anticiper et tous les soirs (pour avoir en tête ses rendez-vous du lendemain)
  5. Jeter, trier, ranger, classer et référencer ses fichiers (papier et informatique) au fur-et-à mesure pour accéder rapidement à l’information. Nous passons en moyenne 7h30 par semaine à rechercher des informations, documents papier, fichiers. C’est trop. Une astuce ? N’avoir qu’une dizaine de messages sur sa boite mail… Pensez aux clients qui viennent à l’étude. Si les bureaux, les dossiers sont rangés, l’image de votre étude n’en sera que meilleure.
  6. avoir une bonne hygiène de vie : pour se concentrer, être efficace et agréable avec les clients et les collaborateurs, il vaut mieux éviter le stress. S’hydrater évite la fatigue physique. Il est important également de faire au moins une pause de 30 minutes au déjeuner, de faire du sport, ne pas sacrifier ses loisirs, prendre du temps pour soi et pour son entourage…
  7. Et surtout PO-SI-TI-VER et sourire : le sourire facilite les relations humaines, c’est le meilleur des aphrodisiaques !