« Dis-moi quel management tu pratiques, je te dirai qui tu es… ». C’est un peu ce que nous avons voulu savoir en menant en juillet dernier cette enquête auprès d’un panel de notaires. Loin de nous toute prétention de détenir  » LA  » vérité notariale en matière de management. Les résultats qui suivent ont pour seul objectif de dégager une tendance lourde et d’esquisser le portait robot du notaire manager…

 

Votre fonction de notaire vous laisse-t-elle assez de disponibilité pour exercer pleinement votre rôle de manager ? Un  » bon  » manager doit savoir libérer du temps pour son propre travail, ne pas seulement  » réagir  » mais  » agir « . Mais comment faire quand le quotidien nous rattrape ? À la question  » quelles dispositions prendriez-vous pour avoir davantage de disponibilité ? « , quelques-uns des notaires interrogés optent ni plus ni moins pour la réorganisation de leur office. Peu ont ouvertement recours à la démarche qualité – du moins peu l’écrivent-, mais ici et là, il est question d’optimiser sa gestion du temps (en se libérant par exemple une heure par jour de calme, porte fermée et sans téléphone), de recruter une DRH ou encore de déléguer certaines tâches (par exemple ne plus prendre de rendez-vous personnellement) et de mieux organiser l’activité. Pour quelques-uns, l’embauche de  » collaborateurs motivés » reste toutefois  » la  » solution miracle…

Qui assure le management des collaborateurs au sein de l’étude ? Dans 39% des cas, la responsabilité du management des collaborateurs est partagée entre les associés. Notons à titre indicatif que 57% des notaires qui ont répondu à notre questionnaire disent assurer personnellement le management des collaborateurs dans l’étude contre 4% qui ont confié cette mission à leur associé.

À noter Un notaire sur quatre a instauré des réunions en interne, entre associés, sur le thème du management.

 

Pensez-vous consacrer un temps suffisant au management de vos collaborateurs ?

Seulement un notaire sur trois juge satisfaisant le temps qu’il consacre au management. Les autres sont conscients de la nécessité de libérer du temps. Cela passe pour beaucoup par la nécessité de réorganiser leur étude, en opérant une  » révision périodique des dossiers  » ou en suivant une démarche qualité. Pour d’autres, cette réorganisation rime avec  » bouleversement  » et suppose de se séparer d’un associé !

À noter Pour les 3/4 de notre panel, la présence de collaborateurs dans différents bureaux annexes constitue une contrainte dans l’exercice de leurs fonctions de manager. La difficulté de joindre tout le monde en même temps et celle d’avoir une gestion globale entre le siège et le bureau annexe sont les principales raisons évoquées.

 

Dans quels domaines avez-vous besoin de compétences spécifiques pour exercer votre rôle de manager ?

Démarche qualité 23%

Motivation du personnel 21%

Évaluation et entretien 17%

Recrutement 16%

Encadrement 12%

Communication interne 11%

 

Quels outils avez-vous mis en place pour exercer votre rôle de manager ?

Entretien individuel 32%

Réunion d’information 25%

Rassemblement autour de valeurs conviviales 17%

Intéressement 15%

Évaluation 4%

Séminaire 3%

Autre 4%

À noter Les réunions journalières après l’ouverture du courrier et la démarche qualité sont citées à plusieurs reprises dans la rubrique  » autre « .

 

En tant que manager, qu’avez-vous amélioré dans les conditions de travail de vos collaborateurs ?

Acquisition de matériels 29%

Participation à des stages 22%

Réorganisation du travail 22%

Formation 21%

Autre (aménagement des locaux, satisfaction personnelle…) 6%

 

Notre panel de notaires est unanime : l’amélioration des conditions de travail entraîne une meilleure performance de l’office. D’une part, sur le plan psychologique, car le personnel se sent davantage considéré, ce qui augmente sa motivation ; d’autre part au niveau de sa rentabilité, car bien souvent un agencement judicieux permet de gagner du temps, d’avoir plus de rigueur dans l’accomplissement des tâches, et donc de mieux maîtriser les situations en gérant de façon optimale la relation client/dossier. Enfin, cela influe sur l’ambiance générale et rejaillit sur le client ( » Si le travail est plus rapide et les conditions matérielles meilleures, le client n’en sera que plus satisfait  » commente un notaire du Haut-Rhin).

 

Pensez-vous être suffisamment formé au management pour assurer votre fonction de responsable d’un office notarial ?

La majorité des notaires interrogés sont demandeurs de formation. La gestion du temps (31%), la gestion des ressources humaines (28%), et l’organisation du travail (23%) sont parmi leurs priorités. La démarche qualité arrive en 4e position et mobilise 17% de nos sondés. À noter Bien que demandeurs, 80% de notre panel avouent ne pas être informés des formations qui existent, notamment en matière de management.

 

Quelle est votre définition du management ?

Les définitions sont multiples bien que souvent voisines. Si le management apparaît dans la plupart des cas comme  » un outil d’amélioration de l’activité « , c’est aussi pour certains  » un outil de gestion  » et pour d’autres  » une technique d’organisation « . La relation avec le personnel est déterminante ; son engagement dans le travail et sa motivation en dépendent. Un bon management doit donc favoriser l’épanouissement de chacun pour accroître ses performances et ainsi engendrer un meilleur résultat global.

 

Pour y parvenir, il est nécessaire

- d’avoir une bonne communication interne c’est-à-dire d’écouter le personnel, de l’informer et de l’encourager ;

- de maîtriser la gestion des ressources, c’est-à-dire de savoir optimiser le fonctionnement de l’étude en organisant et coordonnant les efforts de chacun, mais aussi d’être à même de pouvoir contrôler la bonne marche des actions entreprises.

- de savoir encadrer son équipe, le manager devant former son équipe, la responsabiliser, l’intéresser et la motiver tout en s’assurant de sa cohésion.