“Un vrai leader n’a pas besoin de conduire, il suffit qu’il montre le chemin” écrivait Henry Miller. Il n’empêche que manager une équipe ne s’improvise pas. Véritable chef d’entreprise, le notaire est-il suffisamment formé à la pratique managériale ? C’est ce que nous avons voulu savoir en interrogeant un panel de notaires, abonnés et non abonnés, répartis sur toute la France. Panel qui, si l’on en croit les résultats obtenus, n’est malheureusement pas toujours représentatif de la réalité !

 

Management… et autoévaluation

Déplier”Sur une échelle de 0 à 10, à combien évaluez-vous vos compétences managériales ?”. En posant cette question, nous avions pour objectif de donner une valeur pédagogique à notre sondage. Notre panel s’est prêté au jeu de l’autoévaluation, même si quelques-uns ont souligné la difficulté de l’exercice. À l’arrivée, 78 % des notaires interrogés ne se sentent pas suffisamment formés pour exercer leurs missions de management au sein de l’office alors que 73 % évaluent leurs connaissances managériales à un niveau égal (37 %) ou supérieur (36 %) à 5. Cherchez l’erreur… Pour certains, l’expérience prime parfois sur la formation initiale : “avec l’expérience, on arrive à faire face, ce qui n’est pas le cas en début d’exercice” témoigne Régis Legrand (Haute-Saône) qui exerce depuis 30 ans. “On n’est pas formés pour… et ce n’est pas une science spontanée” nuance Évelyne Beaume (Vaucluse). D’autres, comme Corinne Villemin (Ardennes), ont suivi plusieurs formations, notamment dans le cadre de la DQN et se sentent mieux “armés”.

L’avis de la rédaction : lors de notre dernière enquête sur le thème du management (en septembre 2004, numéro 459), 81 % de notre panel s’estimait insuffisamment formé pour assurer la fonction de responsable d’un office notarial. Donc pas d’évolution significative, ce qui laisse du pain sur la planche !

 

Les domaines d’amélioration

Citée à plusieurs reprises, la gestion des ressources et des relations humaines semble être la bête noire de notre panel. Ainsi, Étienne Vuillaume (Doubs) aimerait améliorer sa gestion du personnel en apprenant à mieux le motiver tandis qu’Éric Le Gleut (Morbihan) souhaiterait mieux faire passer certains messages. Son confrère du Vaucluse voudrait “positiver ses remarques” pour qu’elles ne soient “pas perçues comme des reproches”. Autres points sensibles : la gestion des conflits (Virgine Rihet, Sarthe), l’organisation et le suivi du travail des collaborateurs (Jean-Yves Lemaire, Pas-de-Calais), la gestion prévisionnelle (Christine Damiano, Alpes-Maritimes), la fixation des objectifs (Alain Le Meut, Maine-et-Loire) et la gestion du temps (Claude Tain, Allier). De son côté, la SCP Corlay-Goasdoué (Finistère) aimerait s’améliorer dans le domaine de la législation sociale tandis que Nadia Boulet et Joëlle Delévaux (Haute-Savoie) se disent plus préoccupées par la gestion des coûts cachés.

L’avis de la rédaction : encore et toujours la gestion des ressources humaines au rayon des préoccupations managériales. Prendre conscience que le management des collaborateurs ne s’improvise pas, voilà le vrai facteur de progrès. Mais l’acquisition d’un savoir-faire suppose un peu de temps et beaucoup de volonté !

 

Les entretiens individuels

Si 72 % des notaires interrogés pratiquent les entretiens annuels d’évaluation, 28 % (plus 1 sur 4 !) les zappent complètement ! Ils sont pourtant obligatoires selon la convention collective, rappelle Me Meyer (Bas-Rhin). Un notaire des Alpes-Maritimes se plie à l’exercice à contrecœur : “c’est un enfer, se plaint-il, car les collaborateurs ne sont intéressés que par l’augmentation de leurs salaires !”. Enfin, seulement 5 % pratiquent la gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC).

L’avis de la rédaction : dommage que demeurent des réticences à propos de l’entretien annuel d’évaluation. C’est en effet un outil privilégié du management des collaborateurs. Mais, là aussi, cela ne s’improvise pas ! Le bénéfice de l’entretien est proportionnel au temps passé à le préparer.

 

Les réunions…

Le taux de réunions est bon, mais en matière de fréquence, c’est un peu “l’auberge espagnole”.

• 87 % font des réunions avec leurs associés. La fréquence est généralement hebdomadaire (Corinne Villemin, Régis Legrand, etc.), mais dans certaines études, les associés se réunissent quotidiennement (SCP Meyer). Dans d’autres, le “rythme de croisière” est bimensuel, voire mensuel. Parfois, comme pour ce notaire associé du Pas-de-Calais,”cela se fait à la demande de l’un des associés lorsque le besoin s’en fait sentir”. C’est également un peu le cas de Stéphane Le Pape (Finistère) qui nous dit que le dialogue avec ses associés est constant.

• 85 % font le point avec leurs collaborateurs. Une poignée profite de l’ouverture quotidienne du courrier, d’autres l’organisent chaque semaine, mais dans la majorité des cas, les réunions sont mensuelles, voire, comme dans cette étude de Savoie, trimestrielles…

• 79 % réunissent l’ensemble de leur personnel. La fréquence va de 1 fois par mois à… 1 fois par an “pour tirer le bilan de l’année écoulée et tracer les perspectives de celle à venir” nous dit Charles Le Bourdonnec (Eure-et-Loir).

L’avis de la rédaction : es réunions entre associés et avec les collaborateurs sont pratiquées par une forte majorité de notre panel. On aimerait être sûr que ce panel est bien représentatif de toute la profession, mais un doute subsiste !…

 

À l’écoute des collaborateurs ?

L’aménagement d’une plage horaire pour recevoir les collaborateurs est pratiqué par 51 % de notre panel. En revanche, 95 % nous disent que l’accès à leur bureau est facile, beaucoup laissant leur porte ouverte quand ils ne sont pas en rendez-vous.

L’avis de la rédaction : en affichant la formule suivante à la porte de votre bureau, vous allez être surpris des progrès de vos collaborateurs : “Avant de m’exposer vos problèmes, préparez vos solutions. Si vous ne faites pas partie de la solution, vous faites peut-être partie du problème. Maintenant vous pouvez frapper avant d’entrer, je me ferai un plaisir de vous aider”.

 

Les formules d’intéressement…

Formules d’intéressement et primes sur objectifs sont boudées par 73 % de notre panel. Certains les appliquent uniquement pour les notaires salariés ou pour les négociateurs. D’autres préfèrent fixer chaque année des objectifs et distribuer des primes si la conjoncture le permet ou “pour encourager l’équipe à continuer”. Enfin, quelques-uns ont abandonné les formules d’intéressement au bout de quelques mois pour revenir aux primes individualisées (SCP Corlay-Goasdoué dans le Finistère par exemple) ou sont en train de les renégocier (SCP Le-Meut-Roy-Leblanc, Maine-et-Loire).

L’avis de la rédaction : sans jeu de mot, l’intéressement ne fait plus recette ! Beaucoup de ceux qui s’y sont essayés ont été déçus, “quand la bise fut venue” ! Nous pensons que la formule la plus stimulante et la plus efficace consiste à verser des primes lorsque les objectifs ont été atteints.

 

Et la qualité ?

69 % des notaires interrogés ont déjà réalisé une DQN (Stéphane Le Pape, Michel Vogelweith…). Un joli score malheureusement peu représentatif de la réalité, même si certains sont encore “en cours de démarche”. D’autres ont arrêté après plusieurs essais peu concluants ou ont réalisé une “démarche interne”, la DQN étant pour eux “une usine à gaz sans intérêt”. Enfin, 23 % projettent de se lancer dans la DQN.

L’avis de la rédaction : la démarche qualité, pour être une vraie démarche de progrès, implique avant toute chose un état d’esprit : la recherche de la qualité de service. Les procédures, certes nécessaires, doivent être réduites au minimum. Un fatras de directives tous azimuts ne doit pas venir étouffer la volonté de “mettre la satisfaction du client au cœur de l’entreprise”.

 

 

Objectifs, projets de développement… et CA

Généralement, les collaborateurs sont informés des objectifs et des projets de développement… “Les connaît-on vraiment ?” nous dit-on dans le sud. “Ils sont clairement définis, d’où l’intérêt d’un projet d’entreprise” dit un notaire de Haute-Savoie qui nous renvoie au projet des notaires de France (PNF). Parfois, l’information est distillée “en fonction des objectifs et des collaborateurs”. En revanche, lorsqu’il s’agit d’informer le personnel sur le chiffre d’affaires, notre panel est globalement pudique ! Eric Le Gleut (Morbihan) ne communique son CA que “via ses objectifs”. Son confrère du Maine-et-Loire reste discret, mais nous dit que ses collaborateurs connaissent “la variation du chiffre”. La transparence est de mise pour Jean-Christophe Mennecier (Nord) et Évelyne Beaume dont “la compta est en libre accès à l’étude”.

L’avis de la rédaction : la proportion de ceux qui font connaître leurs objectifs est inversement proportionnelle à ceux qui communiquent leurs chiffres d’affaires. Paradoxe, car faire connaître ses objectifs sans valider ensuite s’ils ont, ou non, été atteints n’est guère pédagogique.