» Il faut qu’une porte soit ouverte ou fermée « , comme l’annonce le titre d’une pièce connue. Et chez nous, que faut-il faire ? Petite incursion dans le monde du management et recette pour être mieux organisé, et donc moins stressé !
Lorsque j’aborde avec mes confrères des questions d’organisation et de rapports avec le personnel, je les entends couramment me répondre : » Moi, je n’ai jamais de problèmes de dialogue, ma porte est toujours ouverte ! D’ailleurs c’est pour cette raison que je ne pratique pas l’entretien annuel, il est fait pour les grosses études, pas pour des études familiales comme les nôtres ! « . Que faut-il en penser ? Certes, il est pratique d’avoir une porte toujours ouverte : pas besoin de demander rendez-vous, au moindre problème, » on va chez le patron « . Moralité ? Stress permanent pour le notaire, toujours dérangé pour des questions allant des problèmes de la photocopieuse aux arrêts de travail en passant par les couacs informatiques et les dossiers délicats. Le tout en vrac, sans tri entre l’important et l’urgent. En compensation, on joue le dialogue permanent, du moins le pense-t-on. Pourtant, tous les spécialistes d’organisation du temps déconseillent complètement ce système. » Ouvrir la porte ? Oui, mais de temps en temps et pas pour n’importe quoi ! » disent-ils. Alors, que faire pour que » ça marche » ?
L’urgent et l’important
Quelle que soit la taille de l’étude- la mienne est de dimension familiale-, il me paraît important de s’aménager des périodes » à soi « , dans l’agenda et dans l’office, avec porte fermée. Et je ne parle pas seulement des périodes de rendez-vous avec les clients ! Il est nécessaire de se réserver des périodes pour la réflexion, la recherche, l’organisation et pour le vrai dialogue avec le personnel. Car répondre à une question de Durand ou Dupond, c’est bien, mais est-ce si important ? Il faut distinguer l’important de l’urgent et c’est infantiliser le personnel de penser qu’il n’est pas capable de faire ce tri ! Alors, fermons notre porte régulièrement, organisons-nous pour faire comprendre à notre personnel ce tri nécessaire, et réservons du temps pour ce dialogue » organisé » qu’est le vrai entretien, à ne pas confondre avec les déjeuners ou les » pots » réguliers, dont personne ne contestera d’ailleurs l’utilité pour l’ambiance générale.
Les vertus de l’entretien
Les vrais entretiens sont ceux où sont abordées d’autres questions que les soucis quotidiens et les événements familiaux. Tout manager, responsable d’une équipe, se doit d’y avoir recours. Par exemple à la fin de la période d’essai pour faire le point sur les fonctions et responsabilités du collaborateur récemment recruté, lorsqu’il s’avère nécessaire de le » recadrer » à la suite de difficultés et, surtout, tous les ans pour faire le point sur la fonction de chacun, ses résultats de l’année, ses réussites et ses difficultés, pour fixer des objectifs pour l’année suivante et prévoir des moyens pour les accompagner. Il est également important de prévoir des entretiens pour sanctionner en cas de vrais problèmes, pour faire le point après une période de longue absence (type congé parental), et même pour féliciter à chaque fois qu’un collaborateur le mérite (c’est d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit d’annoncer une promotion !). Sur ces derniers points, vous vous dites peut-être que j’y vais un peu fort. Eh bien non ! Il existe un véritable besoin de respect et de reconnaissance dans toutes les générations et surtout chez les jeunes. Il est d’ailleurs toujours cité, dans les enquêtes faites récemment auprès des 25-30 ans, comme besoin primordial au sein de l’entreprise. Et n’oublions pas que ce sont ces jeunes que nous devons recruter dès aujourd’hui et que ce sont également eux que nous devrons embaucher en masse dans les prochaines années ! J’en vois certains qui paniquent… Allons, mes chers confrères, rassurez-vous, ça viendra petit à petit ! Commencez par l’entretien annuel, celui que notre Convention collective a institué pour nous donner un excellent outil de management. Il vous permettra de débuter efficacement dans cette nouvelle culture. Je vous assure que ça en vaut le coup car, non seulement vous allez découvrir un tas de compétences inattendues dans ces dialogues » organisés « , mais vous allez être surpris des suggestions d’organisation qui vous seront faites ! Et en plus, vous allez constater que vous serez beaucoup moins stressé qu’avant, quand vous aviez votre porte toujours ouverte…