Les collaborateurs

 
Le « bon » collaborateur est avant tout compétent. Pour 62 % des notaires interrogés, sa seconde grande qualité est la rigueur. La loyauté (24 %), la rapidité d’exécution (20 %), la vitesse de compréhension (18,5 %) et la régularité (15 %) viennent compléter ce profil idéal.

 

La formation

La quasi-totalité de notre panel (97 %) estime que la formation permet de développer les qualités des collaborateurs. Pour Evelyne Tafani (Aube) « elle maintient un niveau juridique nécessaire ». Elle « fait partie intégrante du métier comme étant la conséquence de l’évolution du droit » nous dit Me Pouzols (Loire). Enfin, la formation valorise les collaborateurs, favorise les qualités professionnelles et permet une vision extérieure des choses.

 

La communication interne 

87 % de notre panel la perçoivent comme un outil de management. Elle évite des malentendus, diminue le nombre d’erreurs, renforce « la cohésion de l’équipe de travail » et permet « une meilleure circulation de l’information ». Pour Jean-Yves Boeffard (Val d’Oise), elle « permet de comprendre la politique de l’entreprise, sa culture ». « Elle est indispensable à partir d’un certain nombre de personnes » constate Arielle Pérès (Var).

 

La confiance dans la direction 

Pour 75 %, la confiance établie avec la direction est indispensable. « Un sentiment de stabilité apporte la sérénité au travail » note un notaire de l’Aube. « Elle est le moteur de l’esprit de groupe » nous dit-on également. Pour d’autres, c’est un soutien dans le travail : « Le collaborateur est plus sûr s’il est encadré ». La confiance est importante « pour convaincre et fédérer ». Certains vont même jusqu’à assimiler la confiance dans la direction à la loyauté. Grégory Betta (Bouches-du-Rhône) y met un bémol. Trop de confiance dans la direction ne dope pas nécessairement les qualités des collaborateurs, cela peut au contraire anéantir les initiatives. « Le risque est qu’ils s’appuient sur la direction ».

 

L’intéressement

40 % pensent que l’intéressement est source de motivation. « Cela reste le nerf de la guerre et permet une implication de chacun » nous dit un lecteur breton. Pour les autres (36 %), l’intéressement n’est pas forcément un bon point : « dans le notariat, il est difficile de lier chiffre d’affaires et qualité du travail » constate un marseillais. Et d’ajouter : « un intéressement basé sur le chiffre d’affaires peut s’avérer très dangereux ». Même point de vue pour Denis-Pierre Simon (Rhône) qui estime que cela peut inciter le collaborateur à « développer la recherche de ‘bons dossiers’ et non de la qualité ». Enfin, quelques notaires argumentent que l’argent ne fait pas tout : « plus que de l’argent, le personnel attend une reconnaissance du travail effectué ».

 

Le management participatif

29 % sont adeptes du management participatif. C’est le cas de Bruno Messié qui le pratique depuis 8 ans et pour qui « c’est extraordinaire ». Cela permet de prendre en compte le point de vue de chacun dans les décisions engageant l’avenir de l’étude. « Il faut que chacun se sente impliqué par les décisions prises pour la bonne marche de l’entreprise » écrit Olivier Arens (Morbihan). « La DQN nous a appris que les bonnes initiatives viennent souvent des collaborateurs » rappelle un de nos abonnés. La majorité des notaires interrogés ne sont toutefois pas favorables à ce type de management. « Un avis peut être demandé, mais la décision doit rester au notaire » nous dit-on ici et là. Pour Me Constant (Meurthe-et-Moselle), « Cela dépend de la structure de l’office et de la pyramide des âges ». Enfin, pour Grégory Betta, le management partipatif ne délimite pas les rôles de chacun : « Après ils se croient patrons, c’est la nature humaine » nous dit-il…

 

 

Les horaires variables

4 études sur 10 pratiquent les horaires variables. « La vie familiale est préservée, les collaborateurs paraissent plus motivés » nous dit un lecteur de l’Hérault. C’est essentiellement le personnel féminin qui en bénéficie. Certains, comme Jean-Michel Ségura (Côte-d’Or) ont adopté ce système, mais le regrettent car cela suscite des jalousies. Il occasionne également des « problèmes de présence lors des signatures des dossiers » nous dit Edith Brillant (Orne). Dans la plupart des cas, les horaires variables sont « très difficiles à gérer ». « Il faudrait un DRH ! » nous dit-on notamment. Les 57 % qui n’y ont pas recours expliquent qu’il est « difficilement compatible avec le service public », que « toute l’équipe doit être présente en même temps » et que « vis-à-vis de la clientèle, la présence du personnel chargé du dossier doit être régulière ».

 

73 % des notaires interrogés pensent que leurs collaborateurs sont contents d’eux.

 

Les entretiens d’évaluation

« À quoi ça sert réellement ? » s’interroge un notaire du Morbihan. Encore ignorés par 16 % de notre panel (1,5 % ne se prononcent pas sur la question), les entretiens d’évaluation et d’évolution professionnelle sont heureusement pratiqués par 82,5 % des notaires interrogés. Certains les considèrent comme une « obligation légale », voire « une corvée », mais globalement, les entretiens sont perçus comme une occasion de faire le point et de « purger les conflits latents ». Pour Jean-Jacques Boué (Tarn-et-Garonne), ils permettent également « de mieux cerner la personnalité de chaque collaborateur et de connaître ses attentes ». L’exercice étant jugé difficile, parfois « long et fastidieux », certains ont eu recours à la formation délivrée dans le cadre de la DQN pour mieux l’appréhender : « les méthodes paraissent ensuite plus claires » témoigne un de nos lecteurs de Saône-et-Loire. « Ces entretiens sont très constructifs à l’aide du questionnaire DQN » constate également son confrère des Deux-Sèvres. Un lecteur de l’Hérault se fait quant à lui régulièrement assister par un consultant pour mieux maîtriser la technique de l’entretien.

 

Les réunions avec les collaborateurs

Un petit quart les boude, souvent par manque de temps ou sous prétexte que la structure « trop petite » ne le justifie pas (« On échange en permanence »). La majorité de notre panel (71 %) organise plus ou moins régulièrement des réunions avec leurs collaborateurs. Dans la plupart des cas, elles sont mensuelles (48 %), parfois jumelées avec la réunion qualité. 30 % en font une par semaine et 22 % font un point quotidien avec leurs collaborateurs. À noter : 79 % ont mis en place des évènements festifs ou conviviaux avec leurs collaborateurs (déjeuners collectifs, anniversaires, repas de noël, galette des rois, remise de diplôme, signature de dossier important, etc.). « Tout est bon pour amener des gâteaux à l’étude » écrit un de nos abonnés gourmands…

 

Le système d’intéressement

Plus de la moitié des notaires interrogés (60 %) n’ont pas mis en place un système d’intéressement au sein de leur étude. « C’est trop contraignant pour les petites structures » nous dit un lecteur de la Drôme. La mésentente entre associés et les divergences sur la question sont un frein important. Toutefois, 29 % d’entre eux se disent prêts à revoir leur position… Ceux qui ont mis en place un système d’intéressement ont généralement opté pour un système libre et personnalisé. Pour un notaire de la Loire, l’intéressement doit être laissé à la libre disposition de l’employeur. « Le principe me semble obligatoire, écrit-il, et je l’applique non en fonction de la trésorerie de l’entreprise, mais en fonction de mes disponibilités réelles ». Lorsqu’ils ont recours au système d’intéressement légal, ils s’appuient en principe sur les résultats nets de l’office (un tiers s’appuie sur les produits bruts). Au rang des suggestions, une lectrice de l’Orne préconise de pratiquer un intéressement au nombre d’heures effectuées. De son côté, Jean-Michel Segura propose d’offrir, chaque année, l’inscription au congrès Jeune Notariat au collaborateur le plus méritant.