Le notariat a de plus en plus recours aux logiciels d’archivage et à la GEIDE (Gestion électronique d’information et de documents pour l’entreprise). Outre le gain de place qu’ils génèrent, ils permettent de stocker un nombre impressionnant de données, d’accéder rapidement à l’information et même de générer des gains de temps précieux. Gros plan sur quelques-uns de ces « surdoués ».
« Thémis » DIGINOT Trois façons de procéder sont proposées : sous-traitance en laboratoire, sous traitance intégrale dans l’office, solution autonome. Les fichiers scannés et indexés sont stockés sur un serveur mis à la disposition de l’office et tous les postes peuvent consulter grâce au puissant moteur de recherche Thémis. Un serveur Intranet permet de consulter les archives à distance via le Réseau Intranet des notaires. Les utilisateurs disposent également d’un logiciel de reconnaissance de caractères (interface Microsoft Word) et peuvent envoyer des copies d’acte par mail par un simple clic. Il existe maintenant une version nomade de Thémis totalement sécurisée en cas de perte ou de vol. Formation sur site, individuelle ou en groupe. SAV : télémaintenance, assistance téléphonique, intervention sur site.
« GEDonLine© » FIDUCIAL Informatique Voilà un outil de gestion électronique de documents simple et intuitif, autonome et/ou interfacé à la suite de FIDUCIAL Notaires. Doté de puissantes fonctions de recherche, il intègre la reconnaissance optique de caractères (OCR). Autre point fort : son ergonomie qui permet une consultation rapide et aisée. Enfin, les données sont stockées en toute sécurité, ce qui n’empêche pas la mobilité (accès à partir d’un navigateur Internet). Prochainement, FIDUCIAL Informatique proposera une solution « encore plus communicante » grâce à la transmission en direct et par voie électronique, des copies d’actes revêtues des diverses mentions réglementaires. Formation sur site, en ligne, individuelle et en groupe, dans les centres de formation FIDUCIAL. SAV : télémaintenance, assistance téléphonique, et intervention sur site.
« JLB-NET » JLB INFORMATIQUE L’un de ses atouts majeurs est qu’il ne nécessite aucune intervention d’informaticien. JLB-NET GEIDE permet d’indexer et d’archiver tout type de fichier afin de les mettre à la disposition des professionnels autorisés. Les documents sont centralisés, ce qui les rend accessibles à tous. Le logiciel permet notamment de consulter instantanément l’information et d’accéder aux originaux. L’accès aux données, aux documents liés et à toutes les fonctionnalités (catalogage, indexation, administration) se fait au moyen d’un simple navigateur. Parallèlement, JLB-NET GEIDE permet la gestion complète du cycle de vie du document électronique, de son acquisition (pilotage du scanner via l’interface TWAIN) jusqu’à sa consultation. Parmi les nouveautés à venir, on attend l’intégration de technologies Web 2.0 permettant une prise en main par l’utilisateur. Formation sur site et à JLB Informatique, individuelle ou en groupe. SAV : Après-midi mensuelle gratuite à JLB Informatique, assistance téléphonique, intervention sur site.
« CD-NOTAIRE » CD-DOC Services Avec CD-Notaire, CD-DOC Services a mis au point un logiciel qui répond à 100% aux besoins de la gestion électronique des documents des études. Du « sur-mesure » qui a l’avantage d’être conforme aux normes des cahiers des charges du CSN et de la Chambre interdépartementale des notaires de Paris. Sur le plan pratique, CD-Notaire permet la gestion automatisée de l’ensemble des « expéditions » en quelques minutes, ce qui permet de dégager un temps précieux en termes de rendements. Côté développements, on nous promet le rattachement automatique des dossiers numérisés aux minutes, une mise à jour quotidienne et automatique du minutier électronique via intranet notaires, et une gestion électronique des courriers au fil de l’eau avec rattachement au dossier. Formation sur site ou en ligne, individuelle ou en groupe. SAV : télémaintenance, assistance téléphonique, intervention sur site.
DIGINOT Thémis Facilité d’utilisation, service, rapidité
FIDUCIAL GEDonLine© Simplicité, puissantes fonctions de recherche, sécurité du stockage JLB INFORMATIQUE JLB-NET Aucune intervention d’informaticien, logiciel métier paramétrable, outil intuitif
CD-DOC Services CD-NOTAIRE Adapté aux besoins des études, respect du cahier des charges CSN et CINP, gestion automatisée de l’ensemble des expéditions