En informatique, tout bouge toujours très vite ! En constante évolution, les logiciels s’appuient sur des solutions de plus en plus pointues, toujours plus efficaces et plus fonctionnelles. Gros plan sur les principales nouveautés proposées par les éditeurs de logiciels notariaux.

 

LA NÉGOCIATION

Depuis septembre l’année dernière, date de notre précédente enquête (cf. N2000 n° 450), bon nombre de logiciels se sont enrichis de nouvelles fonctionnalités. C’est le cas de NégoWin (Genapi) qui se dote d’un diaporama paramétrable et de nouvelles ” fiches vitrine “. De son côté, Loginota 4.0 (LAE ) propose un dimensionnement automatique des fenêtres de travail, quelle que soit la définition de l’écran de l’utilisateur. Quant à Transim (Infolib), il intègre désormais une cartographie permettant de situer les biens, de calculer les itinéraires, de visualiser les centres d’intérêts et de faire des statistiques de vente. Ce qui est, avouons-le, bien pratique !

- L’efficacité dans les recherches a fait l’objet de toutes les attentions. Ainsi Saganet (ADSN) a mis en place un assistant à la création du bien rendant plus rapide le rapprochement ” acquéreur/bien à proposer ” en autorisant une adéquation pertinente de l’offre et la demande. Abita Vision (GLI) privilégie les échanges en autorisant l’envoi immédiat d’une information de recherche de biens ou d’acquéreurs à des confrères ou partenaires. Loginota (LAE), quant à lui, s’efforce de simplifier la gestion des e-mails : ils sont désormais conservés dans le logiciel de messagerie de l’utilisateur, avec l’historique des fiches prospects, clients ou contacts disponibles dans le logiciel.

- La compatibilité avec Internet est également prise en compte et répond à la demande des études qui sont de plus en plus nombreuses à mettre leurs annonces sur des sites. Negowin (Genapi) dispose d’un contrôle des transferts pour les groupements. Pour Transim (Infolib), la liaison avec les sites d’annonces immobilières (immonot.com notamment) s’établit par l’envoi de fichiers au format XML, norme qui rend possible l’échange des données. Loginota (LAE) simplifie l’export des tableaux vers Microsoft Excel, Word ou XML par un simple clic droit de la souris.

- Au chapitre de la maintenance, Abita Vision (GLI) assure l’assistance et le suivi d’utilisation via Internet pour une meilleure disponibilité et Transim (Infolib) s’appuie sur ses nombreux clubs utilisateurs pour évoluer (amélioration de la saisie des lots dans les VEFA, saisie des biens en location…) C’est pour bientôt ! Jurisnégo (Juris – Groupe PMS) et ID Négociation (Idéal Informatique) vont bénéficier d’une refonte complète et seront disponibles dans le courant du dernier trimestre 2004. Loginota (LAE) va intégrer un onglet vidéo sur les fiches de biens à vendre et proposer une interface Web avec le site de l’étude. Saganet (ADSN) va proposer la visite du bien avec clip vidéo et vue panoramique à 360°. Il proposera aussi un outil de retouche des photos. À terme, il offrira une portabilité accrue en environnement ” Smartphone ” (téléphone ” intelligent ” qui lance des applications, notamment Internet) avec un accès instantané sur le site immobilier et les serveurs.

 

L’EXPERTISE

Logiciel complet, Synotex (Perval) intègre tous les niveaux de l’estimation immobilière : évaluation, avis de valeur et expertise pour les appartements, maisons et terrains à bâtir pour maisons individuelles. Le module d’évaluation des immeubles entiers et locaux d’activités est optionnel. La dernière version contient une nouvelle ergonomie et une présentation améliorée intégrant les standards Windows ; la méthode des cash-flow actualisée pour les locaux d’activités, et la documentation en ligne intégrée.

À noter… La capture des références d’Ile de France sur le site Internet de la Chambre des notaires de Paris sera opérationnelle en fin d’année 2004.

 

LA RÉDACTION D’ACTES

Les innovations vont bon train au niveau des logiciels de rédaction d’actes. Pour WinNot 4 d’Infolib, la principale nouveauté concerne l’intégration d’une GEID (Gestion électronique de l’information et des documents d’entreprise). Celle-ci permet de rattacher tous types de documents à un dossier ou à une fiche client et d’obtenir une copie numérisée de la minute de l’acte. Avec la prochaine version (sortie en décembre 2004), WinNot permettra la reconnaissance optique de caractères avec les outils d’Office 2003. Cette GEID fonctionne indifféremment avec des scanners à plat ou avec le scanner des copieurs numériques. La fonction archivage de Sonate (groupe PMS) permet quant à elle de gérer les documents issus d’Internet (mail…). Chez l’éditeur Genapi, les nouveautés confèrent efficacité et sécurité au logiciel de rédaction d’actes. Cela se traduit par la mise en place de nouveaux liens avec les autres modules de la gamme, une gestion des appels via la téléphonie informatique pour ouvrir les dossiers automatiquement ou encore une gestion des alertes et état d’avancement. La grande innovation du logiciel “Authen.Tic” de Fichorga réside dans son fonctionnement sous portail intranet. Son efficacité est également au rendez-vous car “Authen.Tic” autorise un lien en temps réel avec les fichiers clients et immeubles afin de garantir la pertinence des informations de toute l’étude. De même, “Authen.Tic” permet à la fois suivi et prise de décision grâce à des informations stratégiques sur l’office (indicateur de satisfaction clients, performance de l’office…). Les éditeurs en profitent également pour étendre les possibilités de simulation de leur progiciel en matière de droit de la famille et proposer des trames de rédaction encore plus pertinentes. Pour Sonate et WinNot 4, la standardisation XML permet d’automatiser les liens avec les tiers (cadastre, hypothèques…). Cette technique d’envoi de fichiers XML est une véritable préfiguration des Télé@ctes qui pourront être réalisés dès que REAL.NOT et la direction générale des Impôts auront publié le cahier des charges. D’ores et déjà, le label REAL 2003 autorise les liaisons avec le MIN. Notons enfin que WinNot 4 dispose de liens directs avec les textes du JurisClasseur. L’aide à la mise en place de la certification ISO fait son apparition sur les logiciels des sociétés Fichorga et Genapi. Distinction Infolib a obtenu le ” Customer award 2004 ” à la conférence mondiale des partenaires Microsoft à Toronto en juillet dernier. Ce trophée récompense l’intégration des outils Microsoft dans les logiciels ” métier ” avec une très forte valeur ajoutée pour l’utilisateur final. Cela permet de rechercher une clause directement depuis l’acte dans Word. En cas de modification au moment de la signature, l’utilisateur peut avoir accès à l’ensemble des textes de Thêma avec une recherche par mots clés ou par expression.

Indiscrétion Genapi et Infolib vont proposer des modules de télé-actes et télé formalités notamment avec le Crédit Agricole.

 

COMPTABILITÉ

Genapi propose de nouvelles fonctionnalités sur son logiciel de comptabilité (WinCompt) qui comprend notamment un module de comptabilité analytique et des tableaux de synthèse ISO de l’activité. Comme pour la rédaction d’actes, l’ouverture des dossiers s’opère automatiquement lors des appels téléphoniques. De son côté, le groupe PMS a achevé tous les développements prévus sur Caton Win qui propose de nouvelles fonctionnalités (statistiques, intégration avec Sonate, la rédaction d’actes…).

Indiscrétion Juris prépare actuellement une nouvelle version de son logiciel Juris Compta.

 

GESTION DE PATRIMOINE

BIG Expert de la société Harvest est un logiciel d’analyse patrimoniale qui permet d’étudier précisément toutes les composantes du patrimoine. Au chapitre des nouveautés, il se voit doté de la déclaration 2072 relative aux SCI, d’un simulateur PERP, d’un tableau présentant l’évolution de la pension de retraite en fonction de l’âge de départ (système de bonus/malus de la loi FILLON) et de la possibilité de traiter les avantages matrimoniaux démembrés (partie Transmission du Patrimoine). BIG Expert est doté d’une base documentaire complète et actualisée permettant de retrouver une information patrimoniale en quelques ” clics “.

Dixit Open de la société Patrimoine Management Technologie est un logiciel d’approche patrimoniale globale. Il permet de traiter tous les domaines patrimoniaux du client et de répondre à des besoins précis comme le calcul d’impôts sur le revenu, une simulation de crédit ou un calcul de retraite…Les données sont conservées dans une base de données relationnelles et peuvent être utilisées pour lancer des actions commerciales et marketing. À la fois visuel et graphique, ce logiciel a été conçu pour être ” aux côtés de son client ” (et non face à lui) et donc favoriser une relation de type partenariat. A noter qu’il est possible de construire le logiciel de son choix en achetant uniquement certains modules, comme la retraite, la fiscalité, la transmission… Bien évidemment, on peut ensuite ajouter d’autres fonctionnalités.

Systela de la société Force de Vente Informatique permet de faire l’analyse patrimoniale, mais aussi fiscale, successorale et sociale. Il permet également d’effectuer des montages, des arbitrages et des restructurations de patrimoine. Systela propose en outre des simulations rattachées à des investissements dans l’immobilier, mais aussi sur des produits d’épargne avec l’étude de la fiscalité.

À savoir Une prochaine mise à jour de BIG Expert va le doter d’un simulateur permettant de calculer les plus values immobilières et l’incidence fiscale. Le logiciel sera également enrichi d’un développement dédié aux SCI soumises à l’IR.

 

ARCHIVAGE/GEIDE

CD-Notaire (CD-DOC Services) est un logiciel de recherche et d’exploitation pour l’archivage électronique des documents notariaux (minutes, annexes fiches bristol, microfiches, fiches comptables…). Ce logiciel a été développé sous l’initiative et la direction de plusieurs notaires, il répond au cahier des charges du C.I.N.P. et du C.S.N. Grâce à la technique de l’Image Objet, ce logiciel garantit la pérennité des images dans le temps, quelle que soit l’évolution des systèmes d’exploitation informatiques. CD-Notaire permet la recherche multicritères des documents (nom, prénom, date, nature de l’acte, adresse du bien, etc..). Les documents recherchés peuvent être visualisés, imprimés, télécopiés, transmis par e-mail, gravés sur cédérom ou converti en mode texte par le mode OCR. De la même manière, les solutions d’archivage proposées par Diginot et JLB Informatique (JLB-Net), qui évoluent sur environnement Web, permettent de rechercher des archives numérisées à partir de critères prédéfinis. CDPN-MINUTES (société CDPN) se déplace à l’étude pour numériser les documents et met à disposition un logiciel qui sert à rechercher des fichiers. Ce logiciel utilise des possibilités de recherche par nom de famille, prénom, parties de nom ou prénom, type d’acte, numéro d’acte au répertoire, date de l’acte… Du même éditeur, CDPN-TOOL est un logiciel interne à la société, permettant une vérification rigoureuse des numéros d’actes mentionnés qui pourraient être manquants, ainsi qu’une vérification des indexations (noms, prénoms, intervenants).

 

SOLUTIONS INTÉGRÉES

Fiducial Notaires (Fiducial Informatique) regroupe les fonctions traditionnelles de gestion des dossiers, production des actes, comptabilité, et gestion de la taxe. Depuis notre précédente enquête (septembre 2003), ce logiciel a fait l’objet de nombreuses innovations :

- Nouveau module de rédaction des actes (RAO) intégrant la norme de document XML choisie par le CSN comme format d’échange des fichiers dématérialisés.

- Nouveau module d’analyse d’activité de l’étude regroupant, sur un seul écran, les analyses de la production réalisée, de l’en-cours et du prévisionnel.

- Successions : nouvelles déclarations d’assurance-vie avec calcul automatique des abattements et des droits des bénéficiaires. Pour plus d’efficacité, Fiducial Notaires intègre désormais une fonction de gestion et de suivi des dossiers, des relances avec alertes automatiques et une nouvelle ergonomie plus conviviale, parfaitement intégrée à Windows. Enfin, il est conforme à la labellisation REAL 2003 pour l’échange dématérialisé vers Perval pour les biens.

Indiscrétion Fiducial Notaires vise une labellisation REAL 2004 pour l’échange dématérialisé vers la Caisse des dépôts, le CRPCEN, le Crédit Agricole, la D.G.I…

 

Des travaux sur la démarche qualité initiée par le CSN sont en cours de même que l’ouverture vers les services en lignes.