Opérationnelle depuis janvier 2004, la démarche qualité notariale (DQN) s’articule autour de 3 niveaux de progrès qui vont de l’initiation à la certification. Le programme tel qu’il est conçu aujourd’hui s’arrête fin 2006, ainsi que les subventions accordées par le CSN et Elan CDC. Bilan au bout de deux ans d’action.

Quelques repères…

• Près de 650 offices (soit 3000 notaires et collaborateurs) sont engagés dans la DQN.

• 28 études étaient, en juillet 2005, certifiées ISO 9001 en France (source : AFAQ). 15 d’entre elles font partie du Groupe Monassier (2 autres, situées à l’Etranger, sont également certifiées).

• 21 Chambres et 9 Conseils régionaux ont entamé une démarche qualité à titre individuel en 2005. Une dizaine de Chambres devraient également se lancer dans l’aventure en 2006.

• 4 Compagnies ont signé un contrat départemental qualité en 2005, une trentaine devrait en faire de même en 2006.

• Le CSN a démarré en mars 2004 une démarche qualité.

 

Le plan qualité, qui a été validé en juin 2004, repose sur une quinzaine d’axes d’amélioration et une quarantaine d’actions. L’un des objectifs étant la préparation du déménagement, dans quelques mois, de la rue du général Foy. En revanche, pas de certif’ en vue pour le CSN qui dit vouloir privilégier « la méthode de qualité totale ».

 

La baromètre de la DQN sera-t-il au beau fixe en 2006 ? Avec près de 650 offices engagés dans la démarche qualité au 31 décembre 2005 (1), la DQN affiche un résultat correct, mais qui, pour Alain Bavière, vice-président du CSN, n’explose pas les plafonds. « Ce n’est pas assez » regrette-t-il dans le dernier NVP (n°255, janvier-février 2006), « toutes les études de l’Hexagone devraient faire une démarche qualité » ! Pour le Comité de pilotage Qualité du CSN que préside André Voide, notaire à Maiche (Doubs), ce résultat s’inscrit dans les objectifs fixés. Mieux ! : le bilan de ces deux ans est positif, même si la mise en place de la DQN a été un peu plus longue que prévue. « Les premières adhésions à la DQN sont arrivées à la fin du premier semestre 2004 et la majorité des études a mis un an avant d’atteindre le niveau 2, alors que nous avions ciblé sur 8 mois » explique Dominique Chevaillier, déléguée générale DQN au CSN. Ainsi, sur la totalité des offices engagés, une centaine serait aujourd’hui au niveau 2 (« qualité management ») et une poignée au niveau 3 (niveau certification). Confiant dans l’avenir, André Voide se dit prêt à mettre les bouchées doubles pour atteindre, avant fin 2006, la fameuse barre des 1200 études engagées dans la qualité (objectif fixé en 2004 par le CSN) ! Pour y parvenir, le CSN compte notamment sur l’arrivée de télé@ctes qui va obliger toutes les études à revoir leurs procédures internes de publication des actes au bureau des hypothèques « Les études qui n’ont pas engagé de démarche qualité risquent de souffrir avec l’arrivée de Télé@ctes, car cela va complètement changer leurs méthodes de travail » prévient Dominique Chevaillier. Un constat largement partagé par André Voide, qui mise également sur les « contrats qualité départementaux » pour déployer et pérenniser la DQN.

 

Contrats qualité

Et justement, depuis 2005, les choses bougent ! Outre le fait que 21 Chambres (et 9 Conseils régionaux !) ont engagé une démarche qualité à titre individuel, nombreuses sont celles qui ont ou s’apprêtent à signer un contrat qualité départemental, avec constitution systématique d’un comité de pilotage comprenant des notaires et des collaborateurs impliqués. Ce sont les Chambres de l’Oise et de Loire-Atlantique qui ont été les pionnières, en signant les premiers contrats départementaux. Très vite, d’autres, comme la Somme et la Charente, ont suivi leur exemple. « En signant ce contrat, explique Jean-Paul Lecointe, notaire à Pont-Saint-Maxence, délégué de la DQN dans l’Oise, nous avons voulu faire un geste fort qui s’est vite traduit par une forte mobilisation des études de la Compagnie puisque 55% des études de l’Oise ont signé la Charte qualité et 9 d’entre elles devraient finir leur niveau 1 début 2006 ». Pour aider les études dans leur démarche, la Chambre de l’Oise n’a retenu qu’une seule société de consultants et organise régulièrement des réunions qui permettent de faire le point sur les avancées de chacun et d’aider les retardataires. « Mettre en place une DQN prend du temps, même si cela en fait gagner par la suite ! témoigne Me Lecointe. Cela implique souvent une réorganisation totale de l’office ; c’est une démarche de l’intégralité ». Cette implication aigüe des Compagnies est perçue comme « essentielle » par le CSN qui y voit un excellent moyen de faire adhérer le plus grand nombre à la DQN, les Chambres pouvant plus facilement mobiliser les troupes, puisque sur place. Il semblerait que le relais fonctionne bien puisqu’une trentaine de Compagnies doivent signer en 2006 un contrat départemental qualité. C’est notamment le cas des quatre départements bretons, de la Franche-Comté, de la Sarthe, de la Vendée, du Tarn et Garonne, de la Cour d’Agen, de la Cour de Dijon et de la Cour d’Angers…

 

« Le sillon est creusé… »

Toutefois, si certaines Cours (Rennes, Bordeaux, Amiens…) sont particulièrement dynamiques et se disputent la première place en nombre d’études impliquées dans une DQN, d’autres font figures de lanternes rouges. Ainsi, la DQN est quasiment absente dans certaines régions de France, notamment dans la région de Toulouse. Parmi les « mauvais élèves », on compte notamment l’Allier, les Alpes de Hautes Provence, les Hautes-Alpes, les Alpes-Maritimes, l’Ardèche, l’Ariège, l’Aude, sans oublier la Charente-maritime et la Drome. Une ombre au tableau qui ne décourage pas pour autant le Comité pilotage DQN du CSN, car, comme le dit son Président André Voide, « Le sillon est creusé, attendons le temps de la récolte ! ». À quand des assises nationales de la Qualité ?

 

1- Dans le n° de nov/décembre de NVP (n°254), il était fait état de 580 offices français engagés : sur les 487 en niveau 1, « 32 l’ont termine et 26 offices ont décidé de poursuivre le niveau 2 pour atteindre la certification ». (« A l’écoute de la qualité », page 24). L’objectif affiché était de compter « 700 offices engagés d’ici la fin de l’année 2005 et 1300 en 2006 ».

 

3 niveaux de progrès Lancée en janvier 2004, la DQN propose 3 niveaux de progrès. Ainsi, si le niveau 1 (« qualité métier ») vise à optimiser les contributions de chacun dans certains domaines (accueil, conduite des dossiers de vente et de succession, formalités, archivage), le niveau 2 (« qualité management ») concerne l’ensemble des activités de l’office et met surtout l’accent sur la stratégie de l’étude. Enfin, le dernier niveau 3 prépare à la certification ISO 9001 version 2000.