Depuis le 19 décembre, Télé@actes, c’est parti ! Actuellement en test dans 12 offices pilotes, Télé@actes sera étendu à l’ensemble des études de France au cours de l’été 2006. Bernard Reynis, 1er vice-président du CSN, notaire à Paris, nous en dit plus sur cet outil innovant qui, dématérialisation oblige, devrait considérablement accélérer les échanges avec les services des Hypothèques et apporter un « plus » au service rendu aux clients. Explications.

 

Notariat 2000 : Télé@ctes, qu’est-ce que c’est exactement ?

Bernard Reynis : C’est à terme la dématérialisation totale de nos échanges avec les 354 conservations des hypothèques. Aujourd’hui, tous les documents, y compris ceux générés à partir d’un ordinateur, sont envoyés aux Hypothèques sur support papier. Avec Télé@actes, l’envoi des données va se faire, directement, de manière dématérialisée, via un réseau hautement sécurisé (Réal) et sa plateforme d’échanges électroniques (Planète). En fait, les données à télétransmettre ne seront pas différentes de celles exigées actuellement ; simplement, elles devront être « normalisées » pour pouvoir être traitées. Pour en arriver là, les SSII agréées ont intégré dans leurs logiciels de rédaction d’acte et de comptabilité, les fonctionnalités permettant la signature électronique et la transmission dématérialisée de données normalisées et des paiements, le tout selon un cahier des charges établi par la profession et la DGI.

 
 

Notariat 2000 : L’utilisation de Télé@ctes suppose-t-elle de bonnes connaissances informatiques ?

Bernard Reynis : Pas du tout ! Contrairement à certaines idées reçues, il n’est pas nécessaire d’être féru d’informatique pour utiliser Télé@actes. Le métier reste le même ; cela suppose juste une plus grande rigueur puisque le dépôt dématérialisé ne pourra pas être opéré si l’une des données nécessaires à la publication de l’acte est erronée ou oubliée. Une fois la procédure assimilée, nous allons y gagner en productivité (plus d’extraits d’actes et de copies diverses à établir, plus de refus) et en sécurité (disparition prévisionnelle des inscriptions intercalaires, car nous publierons plus rapidement, en connaissance d’une situation hypothécaire vieille de 48 heures). Cela nous permettra également d’offrir un service de meilleure qualité à la clientèle puisque des procédures de publicité foncière accélérées nous permettront de solder plus rapidement les comptes de nos clients, notre lenteur à cet égard constituant pour eux une cause régulière d’insatisfaction.

 

Notariat 2000 : Concrètement, quelle va être la marche à suivre ?

Bernard Reynis : Tout d’abord, il faut s’assurer de la conformité du système d’information de l’office et obtenir la délivrance du label Réal. Ensuite, il suffira, à partir du logiciel de rédaction d’actes de vérifier la cohérence du fichier de données à transmettre avec l’acte signé (opération automatisée par le logiciel), puis de le valider et de le signer avec la carte Réal. La carte servira également de moyen d’identification pour le virement électronique effectué en temps réel grâce à l’application CDC-Net EDI qui relie le logiciel comptable des offices à la banque en ligne de la Caisse des dépôts et consignations. Dès début avril, les 354 conservations des hypothèques vont ouvrir leurs services à toutes les études. TÉLÉRÉQUI, le logiciel de dématérialisation des états hypothécaires, deviendra alors une réalité pour tous les notaires de France. Dans un premier temps, les réponses se feront par courrier dans les 10 jours, mais à terme, la Conservation des hypothèques donnera sa réponse par voie dématérialisée sous 48H.

 

Notariat 2000 : Et pour le dépôt des actes à la Conservation des hypothèques ?

Bernard Reynis : La procédure est similaire. Le notaire signe le fichier contenant les données normalisées de l’acte permettant à la Conservation de reconstituer la copie hypothécaire et le comptable effectue le virement (automatiquement préparé par le logiciel) avec la carte Réal. La preuve du virement est ajoutée au dépôt qui est signé électroniquement, puis envoyé en une seule opération. Avec ce système, les délais seront raccourcis puisque l’office pourra recevoir les mentions de publications dans un délai de 5 à 10 jours.

 

Notariat 2000 : Etes-vous confiant dans la mise en œuvre de Télé@actes ?

Bernard Reynis : Depuis trois mois, la dématérialisation des échanges entre les études et les conservations des hypothèques est expérimentée dans 12 offices, répartis sur toute la France et travaillant avec 5 SSII différentes. Les « essais » sont concluants et ce sont plus de 900 actes et réquisitions qui ont déjà été télé-transmis. Nous sommes donc confiants quant à une généralisation, en juillet 2006, de Télé@actes à l’ensemble des offices de France.

 

Notariat 2000 : Quel est l’enjeu pour le Notariat ?

Bernard Reynis : Il est de taille. Même si Télé@actes n’est pas obligatoire, son utilisation, à terme, par tous les notaires démontrera que notre profession sait s’adapter au monde moderne et répondre efficacement aux critiques, parfois justifiées, sur sa lenteur à satisfaire ses clients. Une plus grande rigueur, une sécurité juridique accrue, une meilleure qualité ne peuvent que renforcer l’utilité sociale du notaire. En fait, plus qu’une révolution, Télé@ctes est une évolution pour le notariat ! Nul doute que tous les notaires de France mesureront rapidement tout l’intérêt de cet outil.