Mauvais calcul Depuis des lustres, nous demandons à nos clients le versement d’une « provision » lors de la signature d’un acte. À l’époque du stylo et de la dualité compte étude/compte client, cela se concevait. On pouvait toujours prétexter ne pas pouvoir connaître à l’avance le nombre de pages minute et annexes et le coût du timbre. Un tel système archaïque se justifie-t-il encore avec nos systèmes informatiques actuels
Ainsi, encore aujourd’hui, la facture (plutôt incompréhensible), accompagnée d’un chèque de trop versé (qu’il encaissera ou pas) et d’un reçu (dont il ne saura pas toujours que faire) ne sera envoyée au client, qu’après :
> que la taxe « prévisionnelle » ait été établie par un clerc,
> que le signataire ait fait verser une provision (avec moult explications pour dire qu’elle est généralement supérieure au coût exact et que nous allons restituer…),
> que le comptable ait contrôlé et passé une 1ère série de taxe,
> qu’après retour des hypothèques, formaliste et comptable vérifient que l’on n’a pas oublié une UV… Sans oublier, entre temps, des comptes non soldés et des pointages bancaires à n’en plus finir.
Cette manière de procéder est-elle psychologiquement défendable vis-à-vis de nos clients ? Et, surtout, si l’on tient compte du temps perdu, sommes-nous sûrs de faire un bon calcul du point de vue « économique » ?
Bon point N’hésitons pas à distribuer un bon point à Réal pour la diffusion sur l’intranet d’un « livre blanc des normes et standards pour les plates-formes de travail informatiques du notariat ». L’idée est excellente, même si sa lecture relève un peu des beaux discours et comporte plus de généralités que de réponses concrètes (dommage que l’orthographe soit un peu mise à mal). À quand la mise en ligne sur l’intranet des protocoles de télé@actes et autres projets en cours ?
Panacée Si l’on en croit nos sources d’informations professionnelles, avec un anti-virus à jour, nous sommes totalement « protégés » et exempts de risque. Cela n’est pourtant pas si évident. Tout d’abord, les anti-virus, même à jour, même réputés, peuvent poser des problèmes et des contraintes. Ensuite, ils n’empêcheront pas obligatoirement une intrusion : il faut donc les compléter par d’autres protections (pare-feu et anti-spams) au niveau du logiciel, ainsi qu’éventuellement d’un routeur au niveau matériel et installation. Enfin, il vaut mieux éviter d’en mettre plusieurs, afin « d’améliorer » la protection : le résultat risque d’être pire. Question : Pourquoi ne pas encourager les offices qui le peuvent à se doter sur site d’un « administrateur réseau » ? À l’heure où l’informatique est devenue le coeur de nos offices, un responsable informatique interne se révèlerait beaucoup plus utile et bien moins coûteux qu’une lointaine hotline…
Garantie Nous sommes tous sollicités par nos SSII, fournisseurs de logiciels et autres, pour souscrire des garanties matériel, constructeur, sur site, prolongée, hot line, etc…Mais quel niveau de garantie choisir, et à quel coût ? Tout d’abord, certaines garanties peuvent se chevaucher et faire doublon. Par ailleurs, il faudrait avoir toujours à l’esprit le coût réel du matériel (il est facile de trouver un ordinateur de bureau à 500 euros). Est-il indispensable dans ces conditions de souscrire des garanties qui coûteront plus cher que le matériel ? D’autant que rien n’interdit d’en acheter un en plus au départ. Quant à la garantie de remise en état, il est très souvent facile d’y parvenir, en quelques minutes, en récupérant par exemple le disque dur de l’ordinateur ayant lâché pour le remettre sur un autre ordinateur (il ne faut malgré tout pas exclure le risque du disque dur qui lâche lui aussi, mais c’est rare). Enfin, il serait bon de vérifier comment se passe, en pratique, la mise en jeu de ces garanties. Mais cela, on ne le sait qu’après. Devons-nous alors souscrire les yeux fermés à toutes ces garanties réelles ou supposées ?
Travail au noir Dans une récente réponse, le ministre de l’Économie a déclaré que le renvoi des pièces hypothécaires par la voie postale faisait l’objet d’une facturation de frais (ce que nous savons) et qu’ils se décomposent en des frais forfaitaires d’affranchissement, et une redevance forfaitaire pour la rémunération du travail « supplémentaire » accompli par l’agent, « en dehors des heures normales de service » ( ?). Nous apprécions la formule, mais n’est-ce pas une bonne définition du travail au noir ? Petite précision du ministre : le travail supplémentaire afférent à cette tâche disparaîtra au fur et à mesure de l’utilisation de téléactes, « c’est-à-dire de manière très progressive ».
Homogénéité Au nom de « l’homogénéité », la profession est en train de nous persuader qu’en dehors de Microsoft et de Windows, il n’y a point de salut. Bien qu’il s’agisse de standards incontournables, on peut se demander s’il faut abonder dans le sens d’une entreprise anthropophage qui commandera bientôt à la planète entière, ou au contraire, tenter de rechercher des solutions alternatives. Car il y en a. Sans vouloir écarter ces standards, c’est peut-être à la profession de développer des solutions utilisables sur n’importe quel système d’exploitation (au moins sur les plus courants) et à partir de logiciels développés avec des langages multi plates-formes. C’est uniquement un choix technique de départ, qui ne dépend que de la profession ou de nos SSII. Est-il donc normal de développer pour un système spécifique ? À moins que nous demandions à Microsoft de baisser massivement le prix de ses systèmes d’exploitation (qu’il faut remplacer tous les 4 à 5 ans) et de ses licences (il existe d’excellents logiciels libres et gratuits, qui fonctionnent tout aussi bien)…