« Qualité et Management dans l’entreprise notariale », tel était le thème du congrès du Mouvement Jeune Notariat, organisé à La Rochelle en 1994. Un sujet précurseur, même si ces deux notions n’étaient pas totalement absentes des préoccupations des notaires de l’époque. Il faudra toutefois attendre les années 2000 pour que nos instances les incitent à s’engager dans la démarche qualité notariale (DQN) et à suivre des formations spécialement dédiées au management des études notariales.
Bien qu’on ait déjà beaucoup écrit sur ces deux questions, il est intéressant de se demander en quoi la qualité et le management peuvent être interdépendants. J’ai pu m’en convaincre récemment en faisant appel à un consultant. Je lui ai fait part des difficultés de management et d’organisation que je rencontrais dans mon étude, face à une équipe essentiellement composée de jeunes juristes désespérant de ne pouvoir concilier le temps qu’ils avaient à consacrer à leurs examens professionnels avec celui qu’ils doivent employer aux dossiers qui leur sont confiés. Lorsque je lui ai demandé comment il était possible de « remettre de l’ordre dans tout cela », tout en lui exposant que l’étude projetait par ailleurs de déménager dans de nouveaux locaux, avec une équipe partiellement remaniée et de nouveaux outils (mobilier, informatique), il m’a répondu qu’il était « urgent d’attendre »…
Rien ne sert de courir…
Attendre que ces projets se soient suffisamment concrétisés pour insuffler un nouvel esprit au sein de l’entreprise, une sorte de regain de jeunesse, en profitant de l’opportunité de faire du neuf pour écrire tous ensemble les modalités de notre nouvelle organisation : • actualisation des missions de chacun ; • rédaction de procédures simples, au moyen de schémas concis, décrivant le processus de traitement des dossiers et de tous leurs aspects connexes (comptabilité, formalités, soldes de comptes, suivi des clients…) ; • organisation pour travailler mieux, c’est-à-dire dans de meilleures conditions, avec des processus plus clairs, plus sûrs, et plus efficaces, pour améliorer notre efficacité et notre sérénité, tout en augmentant la satisfaction de nos clients. Or, profiter de cette dynamique de changement pour définir un nouveau projet d’entreprise suppose qu’il soit bien réfléchi, défini, et explicité, afin que le plus grand nombre y adhère. Autrement dit, il doit être accompagné d’un bon management pour le rendre efficace et pérenne. Au final, mon bon Samaritain m’a donc ouvert les yeux (et des perspectives !) sur le futur proche de mon office : c’est en y faisant de la qualité que l’on pourra mieux le manager, sachant que le management lui-même devra s’appuyer sur cette recherche de qualité.