Nous passons beaucoup de temps en réunions professionnelles. Heureusement d’ailleurs, car la réunion permet la mise à niveau de l’information de chacun, et favorise le travail en équipe. Encore faut-il se donner les moyens d’organiser des réunions productives, en évitant que les participants en ressortent avec le sentiment d’avoir perdu leur temps et en pestant contre cette maudite mode de la “réunionnite” ! Pour optimiser ce qui doit constituer un moment privilégié, gardez en mémoire quelques règles simples.

 

Premier impératif qui relève de l’évidence, mais de ces évidences qu’il est bon de rappeler souvent, une réunion efficace est une réunion préparée, bien sûr au plan intellectuel mais aussi au plan matériel. Si la réunion a un objectif pédagogique, prévoyez une table en U, qui favorise les échanges entre animateur et participants mais aussi entre ces derniers. N’oubliez pas un “paper-board”, et vérifiez que les feutres sont en état de marche ! Autre bon conseil : l’envoi d’un ordre du jour, en même temps que la convocation ou l’invitation à la réunion. L’heure venue, donnez le coup d’envoi en respectant l’horaire. Et tant pis pour les retardataires : n’oubliez pas qu’en attendant les retardataires, vous pénalisez ceux qui sont à l’heure. La prochaine fois, ceux qui étaient à l’heure ne le seront plus et ceux qui étaient en retard le seront encore davantage ! Commencez la réunion en rappelant son objectif, cela facilite la concentration. Si certaines personnes ne se connaissent pas, faites un rapide tour de table de présentation en ne vous omettant pas vous-même. Annoncez la durée prévisible de la réunion et l’heure de la pause si vous prévoyez de travailler plus de deux heures. N’oubliez pas qu’au bout d’une heure, la courbe d’attention chute sérieusement. Interrogez les participants sur une éventuelle préoccupation logistique : si quelqu’un a un impératif horaire et ne l’a pas formulé, il y a fort à parier qu’il sera moins participatif.

 

Après cette série de points contrôle, vous pourrez entrer dans le vif du sujet et démontrer vos talents d’animateur ! À cet égard, rappelez-vous qu’une réunion obéit au principe de l’auberge espagnole : chacun doit apporter sa richesse. Alors maîtrisez les bavards impénitents et, par la technique du tour de table, donnez la parole aux “taiseux”, ils ont souvent des choses très intéressantes à dire ! Ayez en mémoire que la réunion paraîtra toujours positive à ceux des participants qui se sont exprimés. Si la réunion a pour objectif de résoudre un dysfonctionnement, ne terminez pas sans avoir établi un plan d’action. Ne manquez pas de fixer ou rappeler la date de la réunion suivante. Et cerise sur le gâteau, si vous en avez le temps avant de lever la séance, demandez à chacun des participants ce qu’il a pensé de la réunion. C’est toujours instructif et parfois cela redonne de l’humilité !…