Faciliter les échanges, accompagner les notaires dans leur transformation numérique pour répondre au mieux aux attentes des clients, valoriser la profession, telles sont les missions principales de la plateforme intelligente “Quai des notaires “. Interview croisée de son fondateur, Patrick Mc NAMARA et d’une utilisatrice, Me Laure Bergeret.

À quels enjeux répond Quai des Notaires ?
Patrick Mc NAMARA : Quai des Notaires répond aux enjeux de la transformation numérique du notaire et plus largement du notariat. Les innovations technologiques emportent un changement culturel dans nos usages et dans nos métiers. En modifiant notre rapport au temps, elles ouvrent de nouvelles perspectives et font naître de nouvelles attentes.  Nous savons que le notaire n’échappe pas à ce nouveau paradigme. le notariat a toujours montré sa capacité à s’inscrire dans son temps, innover et se réinventer. Si nous voulons que le notaire conserve sa position, il nous faut adapter nos offres de services et répondre aux nouvelles attentes des usagers, clients et donneurs d’ordres du notariat. Plutôt que d’attendre, nous avons souhaité être acteurs de cette transformation, avec une volonté de modernisation, pérennisation et valorisation d’une profession à laquelle nous sommes profondément attachés. Pour ce faire, Quai des Notaires innove pour apporter des réponses concrètes et performantes à plusieurs problématiques : 

  • L’évolution des besoins de mobilité et d’immédiateté dans un monde interconnecté ;
  • Tout en garantissant une sécurité maximale et le respect des règles de la profession, notamment : déontologie, sécurité, confidentialité, protection des données ;
  • Quai des Notaires se place comme un assistant au service du notaire et de ses collaborateurs et contribue à résoudre les difficultés de recrutement. 
  • En aidant à la transformation numérique du notariat, Quai des Notaires ambitionne également de contribuer à préserver notre système juridique actuel, basé sur le droit romain, le notaire et les sûretés réelles. 

Quels sont les points forts de votre plateforme ?
Patrick Mc NAMARA : Apporter une aide au notaire et aux collaborateurs de l’office, au quotidien, en réduisant la charge de travail nécessaire à l’établissement des formalités préalables (vente, succession, donations) et en accélérant le traitement des dossiers. Améliorer la relation client-notaire en rendant le notaire immédiatement accessible (annuaire des notaires connecté, dossier en ligne), en offrant au notaire des outils de mobilité (visio-signature certifiée des actes SSP tels que les procurations, réquisitions… signature électronique avancée, LRE qualifiée*), d’accompagnement et de réactivité (notifications d’informations aux parties et partenaires, envois automatiques et réception plus rapide des demandes de pièces). 

Garantir la sécurité et la conformité aux exigences de la profession en matière de déontologie, confidentialité, protection des données et inter-opérabilité, qui sont les 4 modules audités par Bureau Veritas dans le cadre de la labellisation par le CSN (label de conformité à la charte éthique pour le développement numérique du notariat), en cours de délivrance. Valoriser le notaire et pérenniser sa position en le plaçant aux avant-postes de l’internet. 

Qu’en est-il de votre actualité ?
Patrick Mc NAMARA : Quai des Notaires propose désormais aux notaires le dossier de succession qui permet d’interroger automatiquement les banques, caisses de retraite, assurances-vie, administrations fiscales, conseils généraux et toujours le cadastre, l’urbanisme, les bases environnementales, l’état-civil1. Pour permettre au notaire de s’approprier la technologie Blockchain et non de la subir, Quai des Notaires a investi et innové en créant un process inédit baptisé “Fast & Secure Blockchain” qui permet d’horodater un document ou un acte SSP, de manière sécurisée, confidentielle et immédiate.  La confidentialité des données est préservée et les droits d’accès au certificat garantis. Ce nouveau process baptisé “Fast & Secure Blockchain” apporte un gain de temps et un gain de coût de stockage. C’est un moyen de preuve sécurisé, et surtout, c’est la preuve que la Blockchain est davantage un outil que le notaire peut s’approprier plutôt qu’une menace pour le futur de son activité. Enfin, la Chambre des notaires de l’Ain et le Conseil Régional de la Cour d’Appel de Lyon ont souhaité proposer aux notaires de leur compagnie une expérimentation de notre plateforme à un tarif préférentiel via une souscription mutualisée. Ce partenariat s’inscrit dans le cadre du dispositif Notaires et Territoires conclu entre le CSN et la Caisse des dépôts. Ce dispositif vise notamment à favoriser le numérique, le maillage territorial, et le développement des services publics notariaux dans les territoires. 

Plusieurs autres Chambres souhaitent s’inscrire dans le même dispositif pour aider les notaires de leur compagnie à répondre à leurs nouvelles problématiques. 

*actuellement en version Beta
1 : À ce jour, Quai des Notaires établit et envoie les demandes d’état-civil pour les villes en situations non couvertes par COMEDEC et le notaire reçoit directement à l’étude les actes d’état-civil. Les demandes COMEDEC, CJN et états hypothécaires seront traitées prochainement.

Témoignage d’une utilisatrice, Me Laure BERGERET, notaire à Rabastens de Bigorre.

Présentez-vous, votre étude et vos problématiques.
Me BERGERET : Je suis Laure Bergeret, j’ai 20 années d’expérience dans le notariat, en tant que notaire assistant, au sein d’une étude composée de trois notaires associés, un notaire salarié et 15 collaborateurs. Aujourd’hui, une de nos difficultés réside dans la constitution des dossiers car l’établissement des formalités préalables est chronophage, de plus il faut gérer les relances aux divers interlocuteurs (mairie, syndics, etc.). Tout cela prend un temps considérable. 

Selon vous, quels sont les principaux enjeux du notariat aujourd’hui ? et demain ?
Me BERGERET : Le notariat est en pleine mutation et l’enjeu pour chaque notaire est de réussir à s’adapter et répondre aux nouvelles attentes des clients. Aujourd’hui, nos clients ne veulent plus attendre. Ils sont mobiles et recherchent un service immédiat et aussi de la sécurité. L’enjeu du notaire est donc de savoir répondre à ces nouveaux besoins en étant réactif et en offrant un accompagnement adapté et sécurisé. 

Quelles fonctionnalités de Quai des Notaires utilisez-vous ? En quoi peuvent-elles vous aider à résoudre vos difficultés/problèmes ? Répondent-elles à vos besoins ?
Me BERGERET : Aujourd’hui, nous utilisons le dossier de vente. Grâce à une saisie simple des données, Quai des Notaires apporte une réponse rapide quant aux règles d’urbanisme applicables et fait le nécessaire auprès des syndics pour avoir les documents en temps et en heure. Nous gagnons donc en fluidité. 

Pourquoi avez-vous choisi Quai des Notaires ?
Me BERGERET : La présentation qui nous a été faite répondait à nos attentes en termes de gain de temps. Par ailleurs, Quai des Notaires jouit d’un capital confiance en raison du fait que la plateforme respecte notre déontologie, qui est très rigoureuse, et un haut niveau d’exigence en termes de sécurité. 

Et alors, depuis que vous utilisez Quai des Notaires, quel est votre retour d’expérience ?
Me BERGERET : Quai des Notaires est très facile d’utilisation et est très réactif en cas d’interrogation ou de problèmes rencontrés. Quai des Notaires présente une réelle volonté d’adaptation du service au besoin des clercs et des notaires.